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23 Nov 2016

6 pasos para evaluar un ERP

La elección de un ERP o sistema de gestión empresarial es una de las decisiones más importantes para las compañías, sus líderes se enfrentan a una serie de dudas que incluyen temas como los siguientes:

La elección de un ERP considerando las necesidades actuales de la empresa, a corto plazo, a mediano plazo.

¿Un sólo ERP debe cubrir todas las necesidades de la compañía?

¿Me conviene un sistema que abarque todas las áreas o uno específico por área operativa?

Todas estas preguntas son parte del proceso de “discovery de un ERP” o descubrimiento de las necesidades de tu empresa. Sabemos que tomar la decisión de adquirir e implementar un ERP es una tarea compleja que implica tiempo y esfuerzo; sin embargo es importante que inviertas este tiempo y realices una planificación detallada, ya que esto te ayudará a tomar una decisión más acertada.

El valor agregado que un ERP puede aportar a tu empresa depende de la integración exitosa con la misma. Si se logra alinear los procesos a la herramienta, éstos serán llevados a cabo de manera más eficiente, se mejorará la interacción entre áreas de trabajo y obtendrás información valiosa y confiable para una mejor toma de decisiones.

 

6 pasos para seleccionar un ERP

 

1. Crea una junta para evaluar a la empresa

Es fundamental que antes de iniciar de manera formal con la evaluación de proveedores de ERP conozcas a fondo cuales son las problemáticas a las que se está enfrentando la empresa y cuáles son sus necesidades. Puedes reunir a los líderes de cada área para obtener información de cada uno de ellos y que la adquisición de la herramienta sea benéfica para todas las áreas operativas y administrativas de la organización.

Además, de esta forma estarás involucrando a todos los líderes en el inicio del proyecto lo cual es importante para transmitir al resto del equipo la confianza que requieren para iniciar un cambio trascendental en la compañía.

 

2. Haz una revisión de los procesos actuales de tu empresa

Como segundo paso es importante que conozcas el status actual de la empresa, sus procesos y operaciones de manera que puedas identificar qué procesos se están llevando a cabo de manera eficiente y qué áreas de oportunidad existen que podrían resolverse con el apoyo del nuevo sistema ERP.

Si bien el proveedor te puede ayudar a evaluar la eficiencia de los procesos, las personas que están dentro de la organización y que lo viven día a día son quienes tienen más información y pueden detectar en qué partes del proceso existe

Evalúe los procesos empresariales existentes y la escala de las operaciones, de modo que pueda determinar qué se está haciendo bien. Identifique las brechas o los desafíos clave que puedan resolverse con la ayuda de un sistema ERP.

 

3. Identificar los requerimientos particulares de la empresa

Después de entender la situación actual de la empresa es recomendable identificar cuáles son las necesidades que requieren cubrirse, esto será la base para cerciorarse de elegir la herramienta indicada contemplando los requerimientos específicos del negocio, los planes de crecimiento y el presupuesto con el que se cuenta.

Es importante definir los criterios que se tomarán en cuenta para evaluar los posibles ERP’s y que éstos empaten con las características de los mismos. Cada negocio es distinto, por lo tanto es fundamental que establezcas prioridades según lo que más convenga a tu organización. Algunos de estos criterios pueden ser:

  • Rango de presupuesto
  • Soporte post implementación requerido
  • Experiencia del proveedor
  • Funcionalidades requeridas.

 

4. Solicita demostraciones en vivo de la herramienta

Si bien es válido y muy recomendable que obtengas una consulta telefónica con los posibles proveedores para que puedan conocer más acerca de tus necesidades como empresa y puedas preguntar las dudas básicas, es aún mejor que permitas y solicites que te brinden una demostración en vivo del funcionamiento del ERP, esto puedes pedirlo  a los proveedores que ya hayas pre-seleccionado. Esto te ayudará a comparar efectivamente las soluciones y aclarar todas las dudas que pudieran surgir acerca de las funciones clave o procesos que cubren las mismas.

Además, ver cómo funciona realmente la herramienta te dará una visión más acertada de la interface y saber si ésta es, además de funcional, sencilla de operar para obtener el máximo provecho.

 

5. Investiga sobre el proceso de implementación

Cuando decides que un sistema ERP es el indicado para tu empresa, el proceso continúa con la investigación y entendimiento de la implementación. Es fundamental que te brinden información completa acerca de todo lo que implica: desde la planeación hasta la liberación del proyecto y lo que significa tanto en recursos como en el tiempo cada una de las etapas de la implementación del ERP.

 

Si tienes muy en claro cada una de las actividades que deben de realizarse incluyendo el rediseño de procesos, la migración de los datos, la capacitación del personal, las pruebas piloto, el alcance del proyecto y los cambios organizacionales que conlleva es más probable que tu proyecto de implementar un ERP en tu empresa sea un éxito.

 

6. Pide referencias de clientes al proveedor

Un factor clave en el desarrollo de tu proyecto de implementación de un ERP es el proveedor que te ayudará a llevarlo a cabo. Es muy importante que la empresa que consideres la más apta para guiarte en el proceso sea con la que consideres que puedes crear una mejor sinergia, que tenga la experiencia en la herramienta y en la industria.

Solicita a tu proveedor un listado de sus clientes principales, las industrias en las que ha trabajado, referencias y casos de éxitos con los cuales te puedas comunicar para obtener más información y certeza para que tu decisión de compra sea más efectiva.

23 Nov 2016

5 beneficios de invertir en un ERP

Cuando los líderes de una empresa comienzan a darse cuenta que existen situaciones internas en el negocio, en los procesos y actividades que los están frenando la posibilidad de crecimiento de la misma es momento de evaluar las alternativas que tienen para lograr altos niveles de productividad y rentabilidad.

Cuando las empresas buscan evolucionar y crecer, un sistema ERP es una herramienta muy valiosa que les puede posibilitar hacerlo de manera más controlada y organizada, pero no es una decisión sencilla ya que implica un compromiso de toda la organización y una inversión considerable de recursos económicos. Así que, ¿qué beneficios traerá a tu empresa invertir en un ERP?, hoy te lo compartimos.

 

5 Beneficios de invertir en un ERP

Un sistema ERP es una solución tecnológica que permite a las empresas fortalecer su productividad y optimizar el esfuerzo que realizan sus colaboradores al automatizar tareas y brindarles la capacidad de enfocarse en las tareas que realmente aportan valor a la empresa y al crecimiento de la misma. Al integrar todas las áreas de la empresa te permite tener una mejor visión global y detectar las áreas de oportunidad que existen para mejorarlas y de esta forma ser una empresa más competitiva.

 

  1. Mejor información para toma de decisiones más certeras

La información es valor y la generada por tus operaciones día a día es la mejor guía que puedes tener para tomar las mejores decisiones de negocio, pero para que esto pueda ser de utilidad es esencial que estos datos sean confiables. Al tener todos los datos de las áreas de tu empresa de manera inmediata y en tiempo real te será posible realizar planeaciones y tomar acciones con más agilidad y certeza.

 

  1. Servicio a tus clientes con excelente calidad

Tus clientes son la razón de ser de tu empresa y los que te permiten generar ingresos por tanto es fundamental que puedas atenderlos bien y con un servicio de excelencia. Contar con un ERP te permite responder ante ellos de manera efectiva ya sea para generar un pedido, para cobranza, facturación, seguimiento de embarques, manejo de existencias en inventario, etc.  Además podrás tener todo el historial del cliente y hábitos de compra lo que te brindará una ventaja al conocerlo y poder ofrecerle lo que necesita.

Por medio del CRM podrás tener un seguimiento más eficaz de tus oportunidades de venta hasta que se convierten en clientes e incluso después para un servicio post-venta de gran calidad.

 

  1. Integración de todas las áreas de trabajo en la empresa

Cuando las empresas trabajan con distintos sistemas informáticos para cada una de las funciones de la empresa se torna complicado recopilar información y tener consistencia en los datos. Invertir en un ERP va a brindarte la certidumbre de saber que toda la información está centralizada en una base de datos única y podrás rastrear cada una de las operaciones desde su origen.

 

  1. Visión estratégica en función del crecimiento

Un objetivo primordial de un sistema ERP en una empresa es servir como base y guía para la correcta organización y crecimiento de la empresa, permitiéndole a los líderes de la organización tener una visión estratégica en lugar de enfocarse en resolver solamente situaciones operativas que estén surgiendo, esto por medio de la automatización y optimización de procesos, lo que redituará en menos pérdidas de tiempo y recursos para cada uno de los colaboradores.

 

  1. Ahorros en el largo plazo

Como una consecuencia de que tu empresa esté trabajando de manera optimizada y eficiente es que en el largo la compañía se hará más productiva, eficiente y con esto se producirán ahorros en costos al momento de tener una gestión más efectiva de tus recursos materiales, económicos, humanos o incluso de la relación con los clientes.

Trabajar de acuerdo a las mejores prácticas, evitando retrabajos y tareas innecesarias podrás ahorrar en costos que en la actualidad se producen por procesos que no son eficientes, por ejemplo en el inventario, al tener una mejor visibilidad en tiempo real de las existencias podrás evitar compras de emergencia a precios elevados o perder clientes por no contar con la mercancía en el momento que se requiere. De esta manera estarás ahorrando y siendo una empresa más competitiva.