Software ERP Para Principiantes


Software ERP Para Principiantes

Si eres una empresa en crecimiento que: Nunca ha utilizado un software ERP para gestionar sus procesos de negocio, desconoces sobre el tema, no sabes exactamente qué es y cómo puede ayudar a tu empresa. No te preocupes, es común que muchos empresarios, a partir del crecimiento de sus negocios, se vean en la necesidad de tener que investigar sobre las herramientas tecnológicas que pueden ayudarles a llevar de manera ordenada la operación y administración de sus compañías.

En Auros estamos comprometidos a  apoyar a las empresas en crecimiento con soluciones e información que les pueda ser de utilidad para mejorar la gestión del negocio. Es por ello que a lo largo de este artículo abordaremos, desde un enfoque muy básico y práctico, los principales conceptos relacionados a un software ERP. De tal forma que, si te consideras principiante en el tema, puedas entender con facilidad en qué consiste esta herramienta y cómo puede ayudar a tu negocio.

Software ERP para principiantes

En seguida te compartimos algunos de los conceptos y preguntas más básicas para comprender en qué consiste un software ERP y las aportaciones que puede realizar a una empresa:

 

¿Qué es un ERP?

Los llamados sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP (por sus siglas en inglés enterprise resource planning) son un tipo de software para negocios los cuales permiten automatizar e integrar los procesos operativos y de administración en un solo lugar.

 

¿Cómo se compone un ERP?

Los sistemas ERP están compuestos por módulos, los cuales concentran las funcionalidades de determinados departamentos de la empresa. Por lo general, abarcan las siguientes áreas:

  • Inventarios
  • Compras
  • Ventas
  • CRM (por sus siglas en inglés customer relationship management, para administrar las relaciones con clientes)
  • Cuentas por cobrar
  • Cuentas por pagar
  • Producción
  • Finanzas
  • Bancos
  • Inteligencia de negocios (la cual permite obtener datos para la toma de decisiones)

 

¿Cuáles son los beneficios de un ERP?

  • Existen una gran cantidad de beneficios que aporta un sistema ERP a las empresas, algunos de ellos son:
  • Operación más eficiente: Ya que se elimina el re-trabajo y re-captura de datos.
  • Reducción de costos: Al automatizar y optimizar los procesos de negocio.
  • Brinda información precisa y en tiempo real para la toma de decisiones.
  • Tienes la oportunidad de operar bajo las mejores prácticas de negocio.
  • Atención a clientes de calidad: Los procesos eficientes te permiten elevar los estándares de servicio.
  • Información centralizada en un solo lugar, lo que permite rastrear todas las operaciones.
  • Empleados más productivos gracias a la automatización de tareas.
  • Mejora la comunicación de la empresa al integrar las operaciones de las diversas áreas.

 

¿Cuál es la diferencia entre un ERP y un sistema administrativo?

Como se comentaba anteriormente, un ERP ayuda a las compañías a gestionar y operar de manera integrada, mientras que un sistema administrativo realiza funciones para una sola área del negocio, por lo que operan de manera independiente, por ejemplo una determinada empresa puede utilizar un sistema administrativo para facturar y otro diferente para la contabilidad.

 

¿Cómo ayuda un ERP en cada una de las áreas de la empresa?

  • Ventas y CRM: Permite administrar de manera eficiente todo el proceso de ventas, desde la prospección hasta la post-venta.
  • Producción: Ayuda a controlar los materiales, el proceso de producción y el producto terminado. Optimiza estaciones de trabajo y reduce costos.
  • Inventarios: Permite controlar las entradas y salidas de productos, localizar mercancía, reducir mermas.
  • Compras: Los abastecimientos se vuelven eficientes, brinda mayor control y seguimiento de los pedidos, ayuda a mejorar las negociaciones con proveedores.
  • Cuentas por pagar: Ayuda a controlar gastos y a manejar adecuadamente a proveedores y acreedores.
  • Cuentas por cobrar: Puede ayudar a mejorar la liquidez al tener un mayor control de la cartera de clientes.
  • Bancos: Permite planear efectivamente los flujos de efectivo y a mantener información bancaria actualizada.
  • Finanzas: Ayuda a diagnosticar la situación financiera de la empresa para operar de manera sana.
  • Inteligencia de negocios: Permite responder rápidamente a situaciones de negocio gracias a la información que ofrece.

 

¿Cómo saber qué ERP debo elegir?

  • Puedes tomar en cuenta los siguientes factores:
  • Es recomendable formar un equipo encargado de seleccionar el software ERP, en el cual se involucren representantes de diversos departamentos.
  • Considera las necesidades de la empresa: Es decir, los problemas que deben resolverse son este sistema.
  • Presupuesto disponible.
  • Apóyate en consultores especializados para facilitar la selección.
  • Pide referencias de los proveedores de software ERP.

 

¿Cómo es el proceso de implementación de un ERP?

  • Un proyecto de ERP consta de varias etapas:
  • Planeación: El equipo interno en conjunto con el proveedor deben realizar la planeación detallada del proyecto.
  • Análisis: Se definen requerimientos y funcionalidades para cada una de los departamentos de la empresa. También, se establecen los alcances del proyecto y se realizan diagramas de flujo de los procesos para cada área.
  • Diseño: Se lleva a cabo la configuración del software de acuerdo a los procesos y requerimientos.
  • Pruebas: Se realizan escenarios de las operaciones reales de la empresa en situaciones comunes del día a día.
  • Capacitación: Se entrena a los usuarios finales en el uso del software.
  • Liberación: Es la salida en vivo para que los empleados de la empresa puedan utilizar el ERP con el apoyo del proveedor en la etapa inicial.

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