Categoría: implementación de un erp

05 may 2017

¿ Que es un ERP ?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (“ERP” por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas de información gerenciales que sirven para operar una empresa. En sus inicios los ERP nacen para dar solución a la operación efectiva del sector manufacturero. Por eso el termino ERP, que viene de la funcionalidad del MRP o el MRPII (por sus siglas en inglés, Material Requirement Planning).

Sin embargo, el día de hoy todas las industrias requieren un ERP o “Back-Office” como también suele llamarse un sistema de este tipo. Con lo cambiante de los mercados y la complejidad de una operación globalizada, toda empresa con visión de crecimiento, lleva a cabo una planeación estratégica y alguna forma de controles para garantizar que su operación se ejecute de acuerdo al plan. Debido a la especialización de algunas industrias, hoy en día hay muchos proveedores ofreciendo soluciones ERP a sectores específicos con sistemas de nicho. Por lo que tenemos una proliferación de sistemas para todo tipo de necesidades, tamaño, gustos y colores.

La gran cantidad de proveedores existe, porque el mercado lo demanda. Es decir, hay empresas globales que requieren tener sistemas robustos e integrales que apoyen la operación corporativa, así como la operación local de cada una de sus plantas. Este tipo de empresas requieren un ERP muy robusto y muchos otros sistemas que soporten las operaciones locales, regionales, así como las regulaciones en cada país o entidades de control que existan. Esta es la razón principal de la modernización, la complejidad y hoy en día el magnánimo intento de sobre-simplificar los sistemas de control y gerenciales.

Los ERP iniciaron y continúan ofreciéndose en versiones en sitio, sin embargo, ya hay un fuerte movimiento hacia la operación en la nube. Siendo este uno de los temas cruciales de la 4ta Revolución o la Industria 4.0. ¿Cuál es la diferencia entre un ERP en sitio uno en la nube? Hoy en día la línea se va diseminando cada vez más, dejando la misma robustez de ambos lados y surgen nuevos temas: seguridad, almacenamiento, costo de renta, propiedad intelectual, entre otros. Este tema solo merece toda otra sección, por lo que lo desarrollaremos aparte y con mayores detalles.

En conclusión, si estas interesado en conocer que hace un ERP o para que sirve, la respuesta es sencilla: te ayuda a operar tu negocio de forma integral, garantizando que la información este en un solo lugar y sea fidedigna para que la toma de decisiones sea eficaz; así como reestructurar procesos en cada una de las áreas de negocio, asegurando que operes con mejores prácticas del mercado. Dado que la oferta es demasiada y hay desde los hechos a la medida, hasta los genéricos que encuentras en línea o los que solo falta que los vendan en el supermercado. La recomendación número 1 de los expertos y de los proveedores serios es, no me creas a mí, lee a los expertos y no solo a 1, sino a varios y crea tu propia opinión. Para ERPs los expertos que están constantemente evaluado proveedores serios, son: Gartner, Forrester, IDC.

 


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14 abr 2017

5 beneficios de un sistema ERP y 3 criterios para considerar al implementar un ERP.

Un sistema ERP Integrado, puede generar incontables beneficios para tu empresa.

  • Aumento de eficiencia- Al proveer de una visibilidad a nivel de piso, los empleados y sus empleadores puedes minimizar los tiempos muertos, y así asegurarse de que los empleados trabajan en lo correcto.
  • Minimizar los costos- Un sistema ERP 100 % integrado reduce el costo general al organizar de forma correcta muchos de los procesos de un trabajo de principio a fin.
  • Sin papeleo- Contar con todos los documentos en la palma de tu mano desde el sistema y contar con acceso desde cualquier estación elimina la necesidad de imprimir y desperdiciar papel.
  • Mejor toma de decisiones- Una visión total del trabajo en piso le dar a los usuarios una visita completa y a tiempo de todos los aspectos del negocio.
  • Mejor administración de inventario- Aplicar un numero de parte o un código de barras a un producto terminado y el producto por sí mismo la permite a los usuarios saber de dónde proviene cada pieza.

3 criterios para considerar cuando implementes un ERP

 

Alguien que se encuentre en el proceso de evaluar un ERP debe de considerar los siguientes 3 criterios:

  1. Facilidad de uso. ¿Qué tanto les tomara a los usuarios aprender a usarlo? ¿Necesitaras traer a un consultor externo cada vez que alguien requiera un entrenamiento, o los empleados pueden ensañarse entre ellos mismos?
  2. Tecnología. Que tecnología una el sistema para su operación diaria, o que an obsoleta es la que te ofrecen
  3. Estabilidad de la empresa proveedora. No hay nada peor que contar el servicio de una empresa solo para descubrir que cambiaron de nombre, S.A. o fue vendida.

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12 abr 2017

4 señales que indican que necesito un ERP.

Cada vez toma más y más tiempo cuadrar las finanzas al final de cada mes, Tu pronóstico de ventas está basado en adivinar más que en números sólidos, Tu negocio tiene problemas para permanecer al día con su volumen de trabajo y como resultado está empeorando la relación con tus clientes.

No tienes idea de cuánto inventario tienes en tus almacenes, y a estas alturas ya no quieres ni preguntar. Si ese es su caso creo que puede ser tiempo de considerar un sistema ERP.

Cada empresa es única y diferente, no hay un indicador que diga. “Necesitas un ERP ahora!” , Sin embargo las empresas que se beneficiarían de tener un ERP, normalmente sufren de los mismos problemas y frustraciones, Continua leyendo para saber las 5 señales  que indican  que tu empresa ya está lista para un ERP.

 

  1. Tienen diferentes softwares para diferentes procesos.

Tome un momento y piense como los empleados en su empresa registran, dan seguimiento y procesan información. ¿Su equipo financiero usa un sistema para llevar las cuentas por pagar y cuentas por cobrar, ¿Su equipo de ventas usa otra herramienta para ingresar las órdenes de venta? ¿El proceso de meter esas órdenes de venta los ocupa demasiado y se vuelve un proceso manual largo y tedioso?, ¿Sus empleados en almacén usan aun otro sistema para llevar el control de sus inventarios y seguimiento de mercancía?

Cuando varios sistemas completos corren de forma simultánea y separada pueden provocar problemas en sus procesos que estaban diseñados para que la empresa corriera sin dificultades. Sin una información correcta del equipo de ventas, el manejo de inventarios puede pasar tiempos difíciles, No contar con la información precisa puede causar un efecto domino desde marketing a nómina.

Un sistema ERP integra todos estos sistemas para que el funcionamiento de la empresa se centre en una sola base de datos, Una sola fuente que contenga información actualizada, un ERP que desglose la información de la empresa ayuda a la gerencia a tomar mejores decisiones y de forma más rápida, liberando su tiempo para que se enfoquen en tareas con más valor.

 

  1. No tienes fácil acceso a información de tu negocio.

Si alguien le preguntara cual es el margen de su promedio de venta en el último trimestre, ¿Cuánto tiempo le tomaría encontrar la respuesta?, ¿Qué hay de otra información valiosa, como numero de órdenes de compra, o las ventas al día?, Para las empresas que aun trabajan con sistemas de cajita, o con Excel que necesitan constante actualización manual, puede ser una larga espera.

La velocidad con la que avanzan las empresas es mucho más rápida que antes, lo que quiere decir que tus empleados requieren tener un acceso rápido a información relevante, con una solución ERP, Los directores pueden tener una visión clara e inmediata de en donde se encuentran, así como los empleados tienen acceso a información que los vuelve mucho más eficientes.

 

  1. La contabilidad se torna más difícil y toma más tiempo

Frecuentemente una de las primeras señales de que tu empresa necesita un ERP vendrá de tu departamento de contabilidad, tú el departamento aun recae en el uso de hojas de cálculo, facturas y órdenes de compra, y les toma horas ingresar y calcular la información en forma manual, tienes que considerar cuantos recursos y horas son desperdiciadas por algo que un ERP puede hacer de forma instantánea.

Lo mismo va el reporte financiero, si te toma para siempre consolidar la información a través de varios sistemas y muchas hojas de Excel, Un ERP puede ser una solución con un gran impacto parta tu empresa, Con toda la información financiera en una sola base de datos, tu equipo de contabilidad no tendrá que perder horas mapeando la información, re escribiendo datos o haciendo una conciliación de forma manual, en resumen, serán mucho más productivos.

 

  1. Las ventas y la experiencia del cliente están empeorando.

Cuando las empresas empiezan a crecer una de las primeras dificultades es el control de inventarios, asegurarnos que la cantidad de productos necesarios estén en el lugar correcto es vital para la operación.

Cuando las ventas, el inventario y la información del cliente se mantiene por separado le puede traer muchos problemas a la empresa, si se te acaba el inventario de uno de tus productos más vendidos, vas tener que detener tus ventas hasta que llegue el siguiente embarque, Si mientras tanto un cliente llama para preguntar sobre una orden y los empleados no puedes rastrear donde viene su pedido tu reputación para empezar a verse perjudicada,

 

Con un sistema ERP, por otro lado, todos tus departamentos pueden tener acceso a la misma información en actualizada, Tu atención al cliente debe de ser capaz de darle una respuesta a tu cliente sobre, su pedido, producto o servicio sin tener que colgar la llamada para investigar, del mismo modo un administrador de almacenes puede ver cuando un producto este llegando a su mínimo establecido y ordenar que se llene el stock.

  1. Su TI es muy compleja y consume mucho tiempo

 


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03 abr 2017

¿Como asegurar una implementación erp exitosa?

 La actitud positiva mantiene a sus empleados motivados.

Como introduzcas un software a la empresa afecta en gran parte el proceso existente, Desafortunadamente en mi experiencia, el hecho de que los empleados contribuyen a que estos procesos salgan de la forma correcta es ignorado.

El proyecto entero depende de que los empleados tengan la actitud correcta hacia el recibimiento del software en la empresa, El software no puede implementarse por sí solo si los empleados se mantienen escépticos o negativos hacia el proyecto.

Es necesario que los empleados estén involucrados en el proyecto desde las etapas más tempranas y que los líderes del proyecto hagan un esfuerzo por que los empleados acepten la herramienta.

Les dejamos algunos puntos importantes para asegurarnos de tener un proyecto de implementación exitoso.

Abre la comunicación en términos de transparencia y aceptación.

La gente normalmente no está abierta al cambio y no creen en la innovación, La verdad, Puedes ignorar este tema y como quiera empujar por que el proyecto se realice, sin embargo, siempre será mejor tener un proceso de comunicación abierta que fomente la compresión de gerencia y empleados

Una medida sencilla que fomenta el buen comienzo es tener una reunión con los empleados y en etapas tempranas del proyecto, y ahí explicarles los planes de la implementación del software, así como los objetivos y metas.

Selecciona a los líderes de proyecto correctos.

Elegir un equipo de líderes correcto es crucial para asegurar el progreso exitoso del proyecto, El equipo debe de contar con el tiempo suficiente para el proyecto, También es importante que los líderes funcionales estén muy bien informados sobre los procesos de su departamento.

Paso a paso hacia el éxito

La aceptación por parte del equipo puede crecer con una introducción paso a paso, Puedes iniciar el primer paso mostrando con la funcionalidad general y en un segundo paso, las otras áreas de interés a implementar, así tus empleados no se sentirán abrumados con tanta información.

Aunado a esto la capacitación de los empleados debería llevarse poco tiempo antes de la salida den vivo de la herramienta, depende de la capacidad de tu empresa esta capacitación debería darse por parte del líder del área de esta forma el entrenamiento involucrará procesos reales de cada departamento, el entrenamiento de los líderes de área y gerentes de proyecto se llevará a cabo en conjunto con los consultores de los proveedores del software.

Se recomienda elegir una fecha para la salida en vivo, así los empleados podrán prepararse y hacer las preguntas necesarias que aseguren el óptimo funcionamiento de su área, estas medidas aseguran la satisfacción del empleado en su sistema de trabajo, del mismo modo los problemas que se puedan enfrentar salen de forma oportuna y pueden ser tratados a tiempo.


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07 dic 2016

La impresión 3D estremecerá la manufactura.

Un mundo lleno de impresoras 3D que puede hacer casi cualquier cosa, probablemente será un lugar casi inconcebiblemente complejo, donde los productos y los planos estarán diseñados para requisitos particulares, fabricados y vendidos por un incontable número de empresas e impresoras para el hogar que ofrecen una increíble variedad de productos.

La mayoría de los productos que usamos todos los días están hechos de muchas partes. Son el resultado de muchas etapas de fabricación llevadas a cabo por diferentes máquinas, cada una con su propio operador. Cada máquina y el operador hace un determinado puesto de trabajo, tales como el corte, taladrado o fresado, a continuación, pasa a la parte a otra máquina y el operador que realice un trabajo más, y así sucesivamente a lo largo de una línea de montaje hasta que la pieza está completa. Finalmente, todas las partes son ensambladas en un producto final, ya sea por la máquina o a mano.
La impresión 3D reemplaza todos estos pasos con fundamentalmente diferentes máquinas y materiales que simplifican considerablemente el proceso de fabricación, como explico en mi libro, La impresión 3D estremecerá al Mundo. Las impresoras 3D pueden hacer productos terminados, con todas sus partes, totalmente montado impulsado por un modelo digital, que construyen capas y capas de plástico fundido, metal u otros materiales.
La fabricación tradicional depende de la producción en masa y sus economías de escala y los costos bajos de mano de obra, que son barreras a la entrada de posibles competidores. La impresión en 3D elimina esas barreras porque una sola máquina puede hacer una parte o la totalidad del producto, totalmente montado.
A medida que avanza la tecnología, cualquier persona será capaz de hacer cualquier cosa, democratizando la fabricación. Además, no es más caro, por parte, imprimir en 3D una parte frente a un millón de piezas, personalizar cada parte en vez de hacerlos todos iguales, y hacer piezas muy complejas. Dado que la impresión 3D puede eliminar la necesidad de la producción en masa centralizada donde los costes laborales son bajos, decenas de miles de fabricantes de impresión en 3D se abrirá todo el mundo, la fabricación de piezas y productos personalizados a nivel regional.
Antes de la impresión en 3D, los productos eran diseñados de manera que pudieran hacerse con métodos de fabricación tradicionales que se llama de diseño para la fabricación. La impresión en 3D elimina estas limitaciones y permite la fabricación para el diseño. Esto permite a los diseñadores crear productos que no existían antes, y para dar a los productos existentes un aspecto radicalmente diferente.
Las impresoras 3D pueden ser utilizados no sólo por los fabricantes tradicionales, sino también por sus clientes.
Considere una empresa que necesita álabes de la turbina utilizados en la generación de energía. Las cuchillas deben ser reemplazadas de vez en cuando a un gran costo. Mediante el uso de la impresión en 3D para reparar las cuchillas, el cliente ya no tiene que comprar nuevas. Esto es muy bueno para el cliente, pero terrible para el fabricante de la cuchilla y las líneas se han difuminado entre el fabricante y el cliente porque el cliente se ha convertido en el fabricante.
Supongamos que un cliente inicia la impresión en 3D de sus propias piezas de repuesto en lugar de comprarlas desde el OEM. Algunos fabricantes de equipos originales se adaptarán. Tal vez van a empezar a vender los modelos digitales para imprimir en 3D en lugar de hacer piezas. Pueden llegar a ser empresas de diseño digital y cerrar sus fábricas.
Otros fabricantes de equipos originales no se adaptarán, como Kodak que falló en adaptarse a la revolución de la imagen digital. Algunas compañías pueden ser incapaces de adaptarse a medida que muchas empresas relacionadas con el caballo no fueron capaces de hacer cuando el automóvil llegó. En mi libro yo uso una compañía ficticia, Zefram, un fabricante de unidades de motores warp en el siglo siguiente, para mostrar cómo la impresión 3D puede obligar a las empresas de fabricación tradicionales para adaptar sus modelos de negocio.
Ciertos elementos deben caer en su lugar para que una revolución de la impresión 3D. Necesitamos impresoras 3D con grandes plataformas de construcción, así como las impresoras compatibles con alta velocidad o la escala de la producción Requisitos adicionales para la disrupción del mercado incluyen:

· Los materiales avanzados (incluyendo materiales que aún no puedan existir) que permiten la impresión eficiente de   estructuras complejas.
· La capacidad de imprimir, las estructuras integradas complejas, tales como teléfonos inteligentes y licuadoras.
· La posibilidad de imprimir cosas muy pequeñas, tales como el circuito integrado de chips de ordenador.
· Las máquinas híbridas que pueden llevar a cabo los procesos que las impresoras 3D de hoy en día no se puede.
· Los innovadores, especialmente los innovadores del futuro, a saber, los jóvenes que crecen con la impresión en 3D.

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05 dic 2016

¿Cómo elegir una solución ERP para empresas de distribución?

Hoy en día, la informatización de los procesos y las aplicaciones han conseguido que unas tareas que fueron totalmente artesanales hace unos cuantos años, hoy sean tan “simples” como introducir datos en una aplicación, pero de forma inteligente. Las soluciones ERP de gestión de recursos empresariales, aunque su nombre a priori cause cierta aprensión, son herramientas fáciles de manejar, diseñadas para solucionar problemas más que generarlos. Y para que la información fluya dentro de la empresa, en vez de quedarse atascada en cada departamento.

Todas las soluciones ERP suelen proveer de las mismas características básicas, pero, ¿qué es lo que hace que un ERP se convierta en la pieza clave que me ayude a gestionar mi empresa de distribución? Que maneje con naturalidad y soltura conceptos como trazabilidad, rotación de stocks, devoluciones, planificación de entregas, créditos, descuentos, procesos intercompany,… que de otra forma resultan complicados si no contamos con una herramienta verdaderamente potente y preparada.

¿En qué debemos fijarnos para evaluar un ERP para mi negocio?

  • Que sea escalable, es decir, que pueda crecer con nuestras propias necesidades de negocio.
  • Que pueda capturar datos de forma automatizada, incluso en entornos dinámicos.
  • Que me ofrezca portales de autoservicio para clientes y proveedores, tanto para notificaciones automáticas, como gestión de facturas y pagos. Incluso que los proveedores puedan incorporar contenido de su catálogo.
  • Que pueda gestionar acuerdos comerciales, administrando precios y políticas de descuento, de tal forma que el proceso de revisión de precios puede ser manejado por flujos de trabajo para garantizar el cumplimiento de las políticas internas.

Una distribución eficaz significa, tener la herramienta adecuada para eficientemente planear, embarcar y entregar los bienes que sus clientes quieren, cuando los quieren. Una cosa es entender las necesidades de distribución de su organización, pero otra muy diferente es ejecutarlas con excelencia. Para ello, se requiere de la solución de software apropiada.

Epicor® para Distribución le ofrece un amplio rango de funcionalidades, las que usted requiere, incluyendo soluciones detalladas de cadena de suministro, administración de relaciones con clientes, inteligencia empresarial y más. Así que, ya sea que usted simplemente empaque y embarque o realice un extensivo procesamiento de órdenes, de canales múltiples, en nombre de su cliente, Epicor para Distribución provee el diferenciador competitivo que ha buscado.


 

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23 nov 2016

6 pasos para evaluar un ERP

La elección de un ERP o sistema de gestión empresarial es una de las decisiones más importantes para las compañías, sus líderes se enfrentan a una serie de dudas que incluyen temas como los siguientes:

La elección de un ERP considerando las necesidades actuales de la empresa, a corto plazo, a mediano plazo.

¿Un sólo ERP debe cubrir todas las necesidades de la compañía?

¿Me conviene un sistema que abarque todas las áreas o uno específico por área operativa?

Todas estas preguntas son parte del proceso de “discovery de un ERP” o descubrimiento de las necesidades de tu empresa. Sabemos que tomar la decisión de adquirir e implementar un ERP es una tarea compleja que implica tiempo y esfuerzo; sin embargo es importante que inviertas este tiempo y realices una planificación detallada, ya que esto te ayudará a tomar una decisión más acertada.

El valor agregado que un ERP puede aportar a tu empresa depende de la integración exitosa con la misma. Si se logra alinear los procesos a la herramienta, éstos serán llevados a cabo de manera más eficiente, se mejorará la interacción entre áreas de trabajo y obtendrás información valiosa y confiable para una mejor toma de decisiones.

 

6 pasos para seleccionar un ERP

 

1. Crea una junta para evaluar a la empresa

Es fundamental que antes de iniciar de manera formal con la evaluación de proveedores de ERP conozcas a fondo cuales son las problemáticas a las que se está enfrentando la empresa y cuáles son sus necesidades. Puedes reunir a los líderes de cada área para obtener información de cada uno de ellos y que la adquisición de la herramienta sea benéfica para todas las áreas operativas y administrativas de la organización.

Además, de esta forma estarás involucrando a todos los líderes en el inicio del proyecto lo cual es importante para transmitir al resto del equipo la confianza que requieren para iniciar un cambio trascendental en la compañía.

 

2. Haz una revisión de los procesos actuales de tu empresa

Como segundo paso es importante que conozcas el status actual de la empresa, sus procesos y operaciones de manera que puedas identificar qué procesos se están llevando a cabo de manera eficiente y qué áreas de oportunidad existen que podrían resolverse con el apoyo del nuevo sistema ERP.

Si bien el proveedor te puede ayudar a evaluar la eficiencia de los procesos, las personas que están dentro de la organización y que lo viven día a día son quienes tienen más información y pueden detectar en qué partes del proceso existe

Evalúe los procesos empresariales existentes y la escala de las operaciones, de modo que pueda determinar qué se está haciendo bien. Identifique las brechas o los desafíos clave que puedan resolverse con la ayuda de un sistema ERP.

 

3. Identificar los requerimientos particulares de la empresa

Después de entender la situación actual de la empresa es recomendable identificar cuáles son las necesidades que requieren cubrirse, esto será la base para cerciorarse de elegir la herramienta indicada contemplando los requerimientos específicos del negocio, los planes de crecimiento y el presupuesto con el que se cuenta.

Es importante definir los criterios que se tomarán en cuenta para evaluar los posibles ERP’s y que éstos empaten con las características de los mismos. Cada negocio es distinto, por lo tanto es fundamental que establezcas prioridades según lo que más convenga a tu organización. Algunos de estos criterios pueden ser:

  • Rango de presupuesto
  • Soporte post implementación requerido
  • Experiencia del proveedor
  • Funcionalidades requeridas.

 

4. Solicita demostraciones en vivo de la herramienta

Si bien es válido y muy recomendable que obtengas una consulta telefónica con los posibles proveedores para que puedan conocer más acerca de tus necesidades como empresa y puedas preguntar las dudas básicas, es aún mejor que permitas y solicites que te brinden una demostración en vivo del funcionamiento del ERP, esto puedes pedirlo  a los proveedores que ya hayas pre-seleccionado. Esto te ayudará a comparar efectivamente las soluciones y aclarar todas las dudas que pudieran surgir acerca de las funciones clave o procesos que cubren las mismas.

Además, ver cómo funciona realmente la herramienta te dará una visión más acertada de la interface y saber si ésta es, además de funcional, sencilla de operar para obtener el máximo provecho.

 

5. Investiga sobre el proceso de implementación

Cuando decides que un sistema ERP es el indicado para tu empresa, el proceso continúa con la investigación y entendimiento de la implementación. Es fundamental que te brinden información completa acerca de todo lo que implica: desde la planeación hasta la liberación del proyecto y lo que significa tanto en recursos como en el tiempo cada una de las etapas de la implementación del ERP.

 

Si tienes muy en claro cada una de las actividades que deben de realizarse incluyendo el rediseño de procesos, la migración de los datos, la capacitación del personal, las pruebas piloto, el alcance del proyecto y los cambios organizacionales que conlleva es más probable que tu proyecto de implementar un ERP en tu empresa sea un éxito.

 

6. Pide referencias de clientes al proveedor

Un factor clave en el desarrollo de tu proyecto de implementación de un ERP es el proveedor que te ayudará a llevarlo a cabo. Es muy importante que la empresa que consideres la más apta para guiarte en el proceso sea con la que consideres que puedes crear una mejor sinergia, que tenga la experiencia en la herramienta y en la industria.

Solicita a tu proveedor un listado de sus clientes principales, las industrias en las que ha trabajado, referencias y casos de éxitos con los cuales te puedas comunicar para obtener más información y certeza para que tu decisión de compra sea más efectiva.

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22 nov 2016

Software ERP Para Principiantes

Si eres una empresa en crecimiento que: Nunca ha utilizado un software ERP para gestionar sus procesos de negocio, desconoces sobre el tema, no sabes exactamente qué es y cómo puede ayudar a tu empresa. No te preocupes, es común que muchos empresarios, a partir del crecimiento de sus negocios, se vean en la necesidad de tener que investigar sobre las herramientas tecnológicas que pueden ayudarles a llevar de manera ordenada la operación y administración de sus compañías.

En Auros estamos comprometidos a  apoyar a las empresas en crecimiento con soluciones e información que les pueda ser de utilidad para mejorar la gestión del negocio. Es por ello que a lo largo de este artículo abordaremos, desde un enfoque muy básico y práctico, los principales conceptos relacionados a un software ERP. De tal forma que, si te consideras principiante en el tema, puedas entender con facilidad en qué consiste esta herramienta y cómo puede ayudar a tu negocio.

Software ERP para principiantes

En seguida te compartimos algunos de los conceptos y preguntas más básicas para comprender en qué consiste un software ERP y las aportaciones que puede realizar a una empresa:

 

¿Qué es un ERP?

Los llamados sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP (por sus siglas en inglés enterprise resource planning) son un tipo de software para negocios los cuales permiten automatizar e integrar los procesos operativos y de administración en un solo lugar.

 

¿Cómo se compone un ERP?

Los sistemas ERP están compuestos por módulos, los cuales concentran las funcionalidades de determinados departamentos de la empresa. Por lo general, abarcan las siguientes áreas:

  • Inventarios
  • Compras
  • Ventas
  • CRM (por sus siglas en inglés customer relationship management, para administrar las relaciones con clientes)
  • Cuentas por cobrar
  • Cuentas por pagar
  • Producción
  • Finanzas
  • Bancos
  • Inteligencia de negocios (la cual permite obtener datos para la toma de decisiones)

 

¿Cuáles son los beneficios de un ERP?

  • Existen una gran cantidad de beneficios que aporta un sistema ERP a las empresas, algunos de ellos son:
  • Operación más eficiente: Ya que se elimina el re-trabajo y re-captura de datos.
  • Reducción de costos: Al automatizar y optimizar los procesos de negocio.
  • Brinda información precisa y en tiempo real para la toma de decisiones.
  • Tienes la oportunidad de operar bajo las mejores prácticas de negocio.
  • Atención a clientes de calidad: Los procesos eficientes te permiten elevar los estándares de servicio.
  • Información centralizada en un solo lugar, lo que permite rastrear todas las operaciones.
  • Empleados más productivos gracias a la automatización de tareas.
  • Mejora la comunicación de la empresa al integrar las operaciones de las diversas áreas.

 

¿Cuál es la diferencia entre un ERP y un sistema administrativo?

Como se comentaba anteriormente, un ERP ayuda a las compañías a gestionar y operar de manera integrada, mientras que un sistema administrativo realiza funciones para una sola área del negocio, por lo que operan de manera independiente, por ejemplo una determinada empresa puede utilizar un sistema administrativo para facturar y otro diferente para la contabilidad.

 

¿Cómo ayuda un ERP en cada una de las áreas de la empresa?

  • Ventas y CRM: Permite administrar de manera eficiente todo el proceso de ventas, desde la prospección hasta la post-venta.
  • Producción: Ayuda a controlar los materiales, el proceso de producción y el producto terminado. Optimiza estaciones de trabajo y reduce costos.
  • Inventarios: Permite controlar las entradas y salidas de productos, localizar mercancía, reducir mermas.
  • Compras: Los abastecimientos se vuelven eficientes, brinda mayor control y seguimiento de los pedidos, ayuda a mejorar las negociaciones con proveedores.
  • Cuentas por pagar: Ayuda a controlar gastos y a manejar adecuadamente a proveedores y acreedores.
  • Cuentas por cobrar: Puede ayudar a mejorar la liquidez al tener un mayor control de la cartera de clientes.
  • Bancos: Permite planear efectivamente los flujos de efectivo y a mantener información bancaria actualizada.
  • Finanzas: Ayuda a diagnosticar la situación financiera de la empresa para operar de manera sana.
  • Inteligencia de negocios: Permite responder rápidamente a situaciones de negocio gracias a la información que ofrece.

 

¿Cómo saber qué ERP debo elegir?

  • Puedes tomar en cuenta los siguientes factores:
  • Es recomendable formar un equipo encargado de seleccionar el software ERP, en el cual se involucren representantes de diversos departamentos.
  • Considera las necesidades de la empresa: Es decir, los problemas que deben resolverse son este sistema.
  • Presupuesto disponible.
  • Apóyate en consultores especializados para facilitar la selección.
  • Pide referencias de los proveedores de software ERP.

 

¿Cómo es el proceso de implementación de un ERP?

  • Un proyecto de ERP consta de varias etapas:
  • Planeación: El equipo interno en conjunto con el proveedor deben realizar la planeación detallada del proyecto.
  • Análisis: Se definen requerimientos y funcionalidades para cada una de los departamentos de la empresa. También, se establecen los alcances del proyecto y se realizan diagramas de flujo de los procesos para cada área.
  • Diseño: Se lleva a cabo la configuración del software de acuerdo a los procesos y requerimientos.
  • Pruebas: Se realizan escenarios de las operaciones reales de la empresa en situaciones comunes del día a día.
  • Capacitación: Se entrena a los usuarios finales en el uso del software.
  • Liberación: Es la salida en vivo para que los empleados de la empresa puedan utilizar el ERP con el apoyo del proveedor en la etapa inicial.

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07 nov 2016

10 Preguntas críticas antes de elegir una solución ERP.

¿Busca implementar nuevo software o mejorar su software actual?

En los últimos años, el software como servicio (SaaS) se ha vuelto un modelo convincente y creíble para las aplicaciones empresariales. El modelo SaaS, también denominado “A Solicitud” o “Computación en la Nube”, elimina muchas de las barreras que evitan que las empresas implementen o actualicen su software, además de ayudar a reducir costos. Lo más importante es que le permite enfocarse en las operaciones principales de su negocio, en lugar de administrar la TI. De modo que un ERP basado en la nube puede ser adecuado para su negocio, pero ¿por dónde empezar? Este informe incluye 10 preguntas que se deben plantear al considerar una solución ERP basada en la nube.

Primero que nada, toda solución ERP basada en la nube debe cumplir los requisitos de los procesos y las operaciones de su negocio, a detalle de las características/funcionalidades, por lo que sus primeras preguntas deberían ser:

1. ¿La solución soporta su proceso de manufactura?

La mayoría de las soluciones ERP no son compatibles con las necesidades específicas de los fabricantes. Es importante determinar que la solución no sólo sea compatible con la manufactura, sino también con su tipo específico de manufactura. ¿Su negocio corresponde a manufactura bajo pedido, manufactura para inventario o manufactura de modo mixto? ¿El sistema tiene la funcionalidad necesaria para ayudarle a administrar de manera fácil y efectiva los gastos de personal, la ingeniería, el inventario, la programación y la producción? ¿Respaldará las iniciativas estratégicas (por ejemplo, manufactura esbelta, mejoramiento de calidad)? ¿El proveedor puede demostrar dónde ayudará a reducir los costos de operación y aumentar las ganancias?

Algunos proveedores de ERP están ansiosos de hablar sobre sus tecnologías, y pueden lograr que usted se entusiasme con ‘lo novedoso’. Es importante mantenerse enfocado en la disponibilidad de las principales capacidades funcionales de fabricación. Ninguna ‘capa de modernidad en la nube’ compensará una solución que no soporte sus necesidades específicas de fabricación. Intercambiar funcionalidad por tecnología es una estrategia cuestionable.

2. ¿La solución se puede modificar fácilmente para cumplir con los procesos específicos de su empresa?

Ninguna solución ERP sale de la caja lista para responder a todas las necesidades de la organización. Incluso cuando han sido desarrolladas específicamente para fabricantes y se suministra con funciones de “mejores prácticas” integradas pueden resolver la mayoría de sus requerimientos, seguirá habiendo procesos que sean exclusivos de cada organización. Muchos paquetes de ERP basados en la nube siguen funcionando con tecnología anticuada, con plataformas y arquitecturas rígidas que no pueden personalizarse fácilmente, sin tener que utilizar herramientas difíciles de manejar o que incurren en cambios o costosos cambios en el código fuente. Esto, por supuesto, rebaja el valor del sistema ERP. La solución debe haber incorporado herramientas de fácil uso (para el usuario final, no para el desarrollador) para modificar o extender el valor del sistema.

3. ¿La solución unifica todas sus opciones?

Un caso convincente para la implementación en la nube, es la facilidad con la que pueda unificar toda su operación, desde las instalaciones de producción en el extranjero, a las oficinas de ventas regionales y hasta los profesionales de ventas móviles que van de un lado a otro con tabletas o teléfonos inteligentes. Entienda cómo la solución que está evaluando le permite soportar a todos los usuarios desde una sola aplicación, independientemente de su geografía, tecnología o función. Es posible que su cadena de suministro sea móvil y global, de manera que su sistema de ERP también debe serlo.

4. ¿La solución erp proporciona funcionalidad para toda la organización?

La solución deberá cubrir “a toda la empresa”. Algunas soluciones sólo proporcionan funcionalidad en áreas específicas de un negocio (por ejemplo, administración de relaciones con el cliente, finanzas, producción). Busque la solución que le proporcione funcionalidad a su organización como un todo. Una solución completa e integrada reduce o elimina la necesidad de aplicaciones separadas, hojas de cálculo y “métodos alternos.” Si la solución está construida sobre una base de datos en común, el ingreso de datos fluirá por el sistema paso a paso, simplificando los procesos y proporcionando mayor visibilidad financiera, operativa y de los clientes en toda la organización.

5. ¿Cuál administración de desempeño y qué herramientas de reportes se ofrecen como parte de la solución?

Un concepto principal de las soluciones ERP es que deben simplificar el proceso de captación de datos brutos y transformarlos en información útil. Una buena solución proporciona herramientas integradas y auxiliares fáciles de usar, y puede agrupar datos de toda la organización. Desde reportes operativos, seguimiento de información clave sobre desempeño hasta soporte avanzado de análisis de desempeño. Las herramientas incluidas deberán apoyar la toma de decisiones en tiempo real, administrando de manera óptima las operaciones y la planeación estratégica. Luego, dado que el proveedor va a suministrar la solución ERP basada en la nube en el modelo SaaS, habrá algunos aspectos operativos y contractuales que usted querrá analizar y sobre los que querrá tener ciertas garantías. Así que su siguiente serie de preguntas deberá ser:

6. ¿Qué garantías brinda el proveedor en el tema de protección de precios?

Las soluciones SaaS se venden tradicionalmente por suscripción durante un periodo, (por ejemplo, por usuario, de forma mensual a 36 meses). El modelo de licencia de software simplifica la concesión de licencias, ya que no hay grandes cargos de licencia por adelantado y por lo general casi todo está incluido en la tarifa (por ejemplo, software, hardware, soporte, recursos de capacitación y mantenimiento permanente del sistema). Sin embargo, un elemento que a menudo pasa desapercibido es la protección de precios. Asegúrese de hablar sobre cuáles serán las cuotas de suscripción al momento de renovar. Un buen proveedor establecerá límites en caso de algún aumento potencial para un periodo posterior. Esto garantiza que no haya un incremento drástico en el precio al momento de renovar.

7. ¿Qué garantías le da el proveedor en el área de continuidad de negocios?

Dado que el proveedor “alojará y administrará” la solución ERP basada en la nube, usted querrá garantías de que el sistema esté en funcionamiento cuando lo necesite. El primer paso es entender desde dónde se maneja el sistema. ¿Desde un centro de datos confiable o desde un armario en la oficina del proveedor? Una forma rápida de verificarlo es haciendo preguntas sobre su centro de datos, incluyendo: las políticas de seguridad y privacidad, cumplimiento de terceros y compromiso de disponibilidad (también conocida en ocasiones como su “Nivel de Compromiso con el Servicio”). Luego pregunte por sus políticas de respaldo de datos, redundancias del sistema y parámetros del nivel de soporte. Usted deseará que sus datos estén respaldados y almacenados en línea en múltiples lugares (de preferencia en diferentes puntos geográficos). El sistema debe incorporar redundancias, por lo que si una parte del sistema falla, los servicios continuarán sin problemas.

8. ¿El proveedor le da libertad de elección?

Una solución ERP basada en la nube proporciona muchos beneficios y es por mucho una opción de largo plazo para que los fabricantes manejen sus negocios. Pero las circunstancias cambian, las organizaciones evolucionan, y puede llegar a un punto en el futuro en el que considere llevar el sistema a sus instalaciones (es decir, que su equipo de TI lo administre internamente). Tan importante como la posibilidad de elegir entre un sistema dentro de sus instalaciones o basado en la nube, es la decisión que deberá tomar entre arrendamiento multiempresa (multi-tenancy) o arrendamiento para una sola empresa (single-tenancy). Esta es una decisión crítica en el proceso de selección del producto donde algunos proveedores fallan. El arrendamiento multiempresa es un modelo de implementación menos costoso (para usted y para el proveedor), y simplifica el proceso de propiedad colocando al proveedor ‘al volante’ en el momento de tomar muchas decisiones relacionadas con el sistema.

En comparación, el arrendamiento para una sola empresa le da mucho más control sobre las políticas administrativas y operativas, como cuándo hacer actualizaciones, configuración de seguridad y cualquier otro tipo de decisiones administrativas clave. La verdadera libertad de elección sólo existe cuando se puede escoger entre diferentes modelos de implementación basados en la nube, y cuando se tiene la tranquilidad de saber que se puede migrar a un despliegue dentro de sus instalaciones si así lo decidiera en un futuro. La mayoría de los proveedores de ERP basados en la nube no ofrecen este tipo de opción, pero aun así vale la pena investigarlo. Los sistemas ERP construidos en una arquitectura avanzada pueden adaptarse a esto. A menudo todo se reduce a las capacidades del proveedor (por ejemplo, ser capaz de dar soporte y entregar el producto a los clientes). También es importante preguntar sobre los costos de incorporación del sistema dentro de sus instalaciones. Un buen proveedor protegerá la inversión que usted ha hecho en su solución SaaS (por ejemplo, un descuento o crédito para migrar a una implementación en sus instalaciones). 3 10 Preguntas críticas que se deben plantear los fabricantes antes de elegir una solución.

9. ¿Qué sucede al final de la relación? ¿Cómo recupera sus datos?

Las rupturas son difíciles. Si en un momento dado usted decide romper lazos con su proveedor de SaaS, entonces querrá hacerlo de la manera más tranquila posible. Algunos proveedores tienen cargos por terminación de contrato, algunos utilizan un formato de archivo del cual es imposible sacar su información y otros simplemente hacen la vida difícil. Asegúrese de revisar los términos del contrato del proveedor en lo que respecta a la terminación, para saber qué esperar si decide no renovar otro periodo. Además, usted querrá que se le devuelva su información sin problemas ni cobros sorpresa. Asegúrese de revisar la política de propiedad de los datos y el proceso para devolución de su información, así como cualquier costo asociado.

10. ¿Cuáles son los antecedentes del proveedor? ¿Tiene un historial transparente y estable?

Por último, la confianza y la transparencia son importantes en cualquier relación, quizás más incluso con el ERP basado en la nube, ya que el proveedor aloja y administra el software del cliente. Por lo tanto, realice un poco de investigación de los antecedentes del proveedor. ¿Cuánto tiempo lleva el proveedor en el mercado? ¿Cuántos clientes tiene? ¿Tiene historial de dar servicio a su tipo de industria? ¿Es estable y rentable? Esto es más fácil cuando la empresa presenta su información financiera públicamente y la información se encuentra disponible fácilmente.


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26 oct 2016

Planeación en cadenas de suministro complejas.

La eficiencia y la productividad son los ejes centrales para la correcta administración de la cadena de suministro. ¿Cómo facilitar su gestión sin perder de vista cada uno de sus eslabones, sus diversos activos y las demandas de sus distintos clientes? La correcta planeación de las cadenas de suministro debe ser una práctica que las empresas deben adoptar si buscan una correcta administración de sus diversos eslabones y el éxito en un entorno complejo.

A medida que las cadenas de suministro se extienden geográficamente por el mundo, aumenta la cantidad de productos y de participantes, lo que genera que sean más complejas.
Las empresas deben superar estos retos y cumplir con la demanda de la forma más efectiva posible, usando los activos de la compañía de manera eficiente: equipos, personal, materiales y capital.
Cuando existen tantas variables y opciones a considerar, el gran desafío es asegurar que el plan de la cadena de suministro es el mejor para el negocio. Para esto existe tecnología específica para la gestión de la planeación que se ocupa de toda esta problemática. Con un planteamiento eficiente se puede sincronizar todo el plan de la cadena y cumplir con las demandas del cliente, logrando mayor productividad y menores costos de operación.
Una buena solución para la planeación considera todas las opciones existentes de la cadena de suministro y todos las limitaciones críticas como capacidad de las máquinas, disponibilidad de los materiales y habilidades de la mano de obra; a manera de crear rápidamente un plan optimizado que alinee la demanda con la producción brindando órdenes reales y exitosas.
Por otra parte, el software para la planeación abarca todos los aspectos de las operaciones de la cadena de suministro, a fin de lograr un mejor control y total visibilidad de todos los aspectos del negocio. El software comprende desde el origen, la manufactura y la distribución para poder efectivamente superar los retos diarios de la cadena de la empresa.
La aplicación para la planeación está diseñada para distintos ambientes de producción: engineer-to-order, configure-to-order, o assemble-to-order.  Además, se optimiza en múltiples centros de demanda y en varias opciones de producción con el objetivo de mejorar la productividad y el desempeño de la entrega a tiempo.
En el caso que surjan emergencias en la cadena de suministro, como la rotura de máquinas no planificadas, entregas demoradas de los proveedores o demandas inesperadas de los clientes, los planificadores y responsables del servicio al cliente cuentan con las herramientas que necesitan para relevar rápidamente las alternativas y realizar los ajustes necesarios a las planeaciones.
Dentro de las herramientas que integran la aplicación para la planeación se encuentran:
1. Análisis y visualización—simulación y control.
Los planificadores podrán rápidamente crear y visualizar una variedad de escenarios simulados o evaluar el impacto de distintas situaciones con la ventaja de inmediatamente ver los resultados.
Se puede considerar la perspectiva de una cadena de suministro global, como incluir y agregar condiciones, decidir las tareas en recursos alternativos, especificar los pasos que realizan los proveedores, así como ver el impacto en otras órdenes.
2. Optimización—planeación dinámica.
La planeación eficiente permite gestionar todos los temas relacionados con el material, producción y distribución en todas las distintas plantas y sucursales bajo un modelo único.
Cubre toda la cadena de suministro incluyendo proveedores, socios, plantas de ensamblaje, red de distribución y clientes. El motor de la planeación es una herramienta dinámica ideal para extender al ERP (sistema de gestión de los recursos empresariales), así como optimizar la respuesta a las condiciones cambiantes de la cadena y nuevas oportunidades.
3. Órdenes precisas y exactas.
Con la posibilidad de incorporar rápidamente nuevas órdenes, los responsables de la atención a clientes podrán comprender órdenes reales y rentables basadas en disponibilidad del inventario con control en tiempo real y capacidad de producción.
Las órdenes podrán prometerse conforme a las estrategias de producción que incluyen: make-to-stock, make-to-order, configure-to-order, y engineer-to-order.  También, se pueden identificar problemas en las líneas de producción y encontrar nuevas maneras de lograr la aceptación de las órdenes.
Resultados
Uno de los retos más complejos se encuentra en el corazón del proceso de producción. Es por esto que la solución para la planeación ofrece funcionalidades avanzadas para ir más allá del planteamiento basado en un ERP que permitirá un mejor uso de los recursos de la producción, operar más eficientemente, aumentar la productividad y disminuir costos.
Esta tecnología puede integrarse fácilmente con cualquier sistema de ERP; con el objetivo de conseguir inventarios, guías de embarque, ruteos, órdenes de compras de sitios diversos. Además, la aplicación de planeación permite:
• Mejorar la productividad de la manufactura.
• Hacer mejor uso de los recursos en cuellos de botella.
• Aumentar los niveles de servicio para los clientes.
• Disminuir los costos, tiempos de producción y niveles del inventario.
• Optimizar las respuestas con planificaciones en escenarios “que ocurriría si”.
• Hacer más con menos.
Tener una correcta planeación será el inicio de una gestión exitosa en la cadena de suministro, teniendo a la tecnología como un aliado estratégico para tener mayor visibilidad y control de cada uno de los eslabones del negocio.

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